O Fator R do Simples Nacional é uma relação entre a folha de salários e a receita bruta de determinados serviços. Quando a atividade está sujeita a essa regra, o resultado ajuda a definir se a receita será tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V. O cálculo depende da atividade, do período de apuração e dos valores corretamente informados.
Para empresas de serviços em Campo Grande/MS ou em qualquer outra localidade, a primeira cautela é não generalizar: nem toda prestação de serviço está sujeita ao Fator R, e o resultado não pode ser analisado isoladamente da legislação aplicável.
Resposta curta: o que é o Fator R?
Para as atividades sujeitas ao fator, o Fator R compara a folha de salários, incluídos os encargos previstos na regra, com a receita bruta acumulada no período de referência. Até o ano-calendário de 2026, a fórmula geral é:
Fator R = FS12 ÷ RBT12
- FS12: folha de salários dos 12 meses anteriores ao período de apuração, conforme os critérios oficiais.
- RBT12: receita bruta acumulada dos 12 meses anteriores ao período de apuração, considerando os mercados interno e externo.
Quando o Fator R é igual ou superior a 0,28, a regra indica o Anexo III para as receitas sujeitas ao fator. Quando é inferior a 0,28, indica o Anexo V. Isso não significa que toda empresa de serviços possa escolher livremente entre os anexos: antes é preciso confirmar se a atividade está entre as hipóteses legais.
Regra oficial para 2026
Na regra aplicável ao ano-calendário de 2026, a RBT12 reúne a receita auferida, em regime de competência, nos 12 meses anteriores ao período de apuração. A receita do mercado interno e a receita do mercado externo entram conjuntamente no cálculo do fator.
A FS12 considera, em regime de caixa, as remunerações pagas nos 12 meses anteriores ao período de apuração e informadas nos sistemas oficiais indicados pela Receita Federal, como GFIP e eSocial/DCTFWeb. A composição precisa seguir os critérios da legislação e dos documentos oficiais, e não apenas o total bruto observado na conta bancária da empresa.
O que pode entrar na FS12?
Segundo o Portal do Simples Nacional, a FS12 pode incluir, observados os critérios de pagamento e informação:
- remunerações pagas a segurados empregados e trabalhadores avulsos;
- remunerações pagas a contribuintes individuais, como pró-labore e pagamentos a autônomos;
- o 13º salário na competência da incidência da contribuição previdenciária;
- a Contribuição Patronal Previdenciária efetivamente recolhida, inclusive a recolhida dentro do Simples Nacional, quando aplicável;
- o FGTS efetivamente recolhido, nas condições previstas na orientação oficial.
Não entram, entre outros valores citados na orientação oficial, pagamentos de aluguéis, distribuição de lucros, valores pagos a estagiários e valores pagos ao MEI. A análise de uma situação concreta pode exigir a conferência de documentos, períodos e declarações.
Por que a folha pode influenciar o anexo?
Quando a atividade está sujeita ao Fator R, a relação entre FS12 e RBT12 pode mudar de um período para outro. Uma alteração na receita ou na folha pode modificar o resultado da divisão e, se o resultado passar ou deixar de alcançar o limite de 0,28, mudar o anexo aplicável às receitas abrangidas pela regra.
Essa explicação não transforma o Fator R em uma meta de folha. Aumentar, reduzir ou alterar o pró-labore envolve regras societárias, trabalhistas, previdenciárias, financeiras e fiscais. O valor que aparece no cálculo precisa refletir uma operação real, estar corretamente documentado e ser analisado no contexto da empresa. Não é possível indicar um pró-labore adequado apenas a partir do Fator R.
O que muda na referência de cálculo em 2027?
Regra prevista para 2027: a orientação atualizada do Portal do Simples Nacional informa que, a partir do ano-calendário de 2027, as empresas que obtiverem receitas de serviços sujeitos ao Fator R deverão calcular a razão usando a folha e a receita dos 12 meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração.
Em termos práticos, a janela de referência deixa de considerar diretamente os 12 meses anteriores ao próprio período de apuração e passa a olhar os 12 meses anteriores ao mês anterior. A aplicação deve ser conferida na legislação e nos sistemas vigentes quando o período de apuração de 2027 for declarado, especialmente porque os documentos oficiais registram atualização relacionada à Reforma Tributária do Consumo.
Essa mudança de período de referência não permite antecipar o anexo, a alíquota ou o valor devido de uma empresa. Cada apuração depende da atividade, das receitas segregadas, da folha válida e das demais informações exigidas.
Exemplo didático, não é simulação de uma empresa real
Considere, apenas para entender a lógica da divisão, uma RBT12 de R$ 200.000 e uma FS12 de R$ 56.000:
Fator R = R$ 56.000 ÷ R$ 200.000 = 0,28
Nesse exemplo hipotético, se a atividade estiver entre as sujeitas ao Fator R e os valores tiverem sido apurados conforme as regras oficiais, o resultado alcança o limite de 0,28 indicado para o Anexo III.
Agora, mantendo a mesma RBT12 e considerando uma FS12 hipotética de R$ 55.000:
Fator R = R$ 55.000 ÷ R$ 200.000 = 0,275
O Manual do PGDAS-D informa que o sistema considera duas casas decimais sem arredondamento. Assim, 0,275 é apresentado como 0,27 para essa finalidade e fica abaixo de 0,28. O exemplo não calcula DAS, alíquota, economia ou pró-labore necessário e não representa a situação de uma empresa específica.
Empresa em início de atividade: por que o cuidado é maior?
O cálculo pode seguir critérios próprios quando a empresa está em início de atividade ou ainda não completou 13 meses. O Manual do PGDAS-D trata, entre outros pontos, da folha e da receita do período de apuração e da anualização conforme o tempo de atividade. A data de abertura, o período de apuração e os valores declarados precisam ser conferidos antes de aplicar qualquer fórmula a um caso concreto.
O que conferir antes de interpretar o resultado?
- a atividade e o respectivo enquadramento legal;
- a segregação das receitas por atividade e por tratamento tributário;
- a receita bruta dos períodos que compõem a janela de referência;
- as remunerações, o pró-labore e os encargos efetivamente pagos e informados;
- GFIP, eSocial/DCTFWeb, declarações e eventuais retificações;
- o ano-calendário e a regra de referência aplicável ao período de apuração.
Se houver dúvida sobre o Fator R de uma empresa, reúna esses dados e peça uma análise do caso concreto. O planejamento tributário pode organizar a conferência de atividade, receitas, folha, pró-labore, regime e obrigações, sem substituir a validação profissional dos documentos e da legislação vigente.
Perguntas frequentes
O Fator R vale para toda empresa de serviços?
Não. Ele se aplica às atividades e receitas que estão nas hipóteses legais sujeitas à regra. É necessário verificar a atividade e a forma de tributação antes de concluir que o fator se aplica.
O que acontece quando o Fator R é igual a 0,28?
Para as receitas de serviços sujeitas ao fator, o resultado igual ou superior a 0,28 indica o Anexo III. O resultado inferior a 0,28 indica o Anexo V, conforme a orientação oficial. Isso não define sozinho o valor do tributo nem substitui a conferência da atividade.
Alterar o pró-labore resolve o Fator R?
Não há uma resposta geral para essa pergunta. O pró-labore pode compor a FS12 quando atende aos critérios oficiais, mas sua alteração deve representar a realidade da empresa e ser avaliada considerando aspectos societários, trabalhistas, previdenciários, fiscais e financeiros. O Fator R, isoladamente, não determina um valor adequado.
Qual é a principal mudança prevista para 2027?
A janela de referência informada pelo Portal do Simples Nacional passa a considerar os 12 meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração para os serviços sujeitos ao fator. A aplicação deve ser conferida na norma e nos sistemas vigentes no momento da apuração.
Fontes oficiais consultadas
Consulta realizada em 13/11/2026. Este conteúdo é informativo e deve ser conferido com a legislação vigente e os documentos da empresa.
- Manual do PGDAS-D e DEFIS, versão de 17/06/2025, seção 8.2.1, páginas 76–77.
- Perguntas e Respostas — Simples Nacional, atualização parcial de 09/10/2026, pergunta 5.11, páginas 58–60.
- Resolução CGSN nº 140/2018, art. 25 e art. 26, com alterações e anotações oficiais aplicáveis.